Información, administración y toma de decisiones
Comments(0) Retos gerenciales:
- Naturaleza no estructurada de las decisiones importantes.
- Diversidad de roles gerenciales.
Lo que hacen los administradores
Los sistemas de información y de dirección en su contexto
Los primeros estudios sobre como manejar un negocio surgieron en la década de 1880.
Desde entonces se han formado tres escuelas principales.
La perspectiva técnico-racional
La organización se ve como a una máquina, lo que se pide es eficiencia y eficacia.
El administrador se encarga de armar y hacer funcionar esa maquina.
Hay dos variaciones: la escuela de administración científica y la escuela administrativo burocrática.
Las funciones del administrador son: planificar, organizar, coordinar, decidir y controlar.
Se usan los sistemas de información para mejorar el funcionamiento.
Esta perspectiva dice lo que deben hacer los administradores, pero no como.
La perspectiva conductual
Surge como reacción a la escuela anterior, y tiene en cuenta la conducta de los individuos, los grupos, el contexto de la organización y otros entornos.
La organización se ve como un organismo biológico, el administrador ayuda en su supervivencia.
También hay dos escuelas: la de las relaciones humanas (enfoca las relaciones de los individuos dentro de la organización) y la escuela de estructura de sistemas (se concentra en la adaptación de la organización al entorno).
El estudio conductual de los administradores mostraría que la conducta real difiere bastante de los estudios clásicos.
Roles gerenciales
- roles gerenciales, es lo que se espera de los administradores
- roles interpersonales, cuando representa a la compañía o cumple
- la función de motivar a los empleados
- roles de información, los administradores actúan centro de la información, concentrándola y repartiéndola
- roles de decision, los administradores inician actividades, manejan perturbaciones, reparten recursos y negocian conflictos.
Cómo logran los administradores que se hagan las cosas: Kotter
Para Kotter las actividades críticas de los administradores son:
- Establecer programas y metas personales, tanto a corto como a largo plazo.
- Crear una red interpersonal con integrantes de todos los niveles.
- Usar esas redes para sus propios programas personales.
Lo que los administradores deciden: Wrapp
Wrapp (1984) propuso que los buenos administradores no toman las decisiones más importantes sino que dan a la organización un sentido de dirección general y se vuelven hábiles para desarrollar oportunidades.
La perspectiva cognoscitiva y la era posmoderna
Hacen hincapié en el rol de los conocimientos, las aptitudes centrales y los filtros de percepción.
“La organización es un organismo que piensa y conoce.”
Tambien tiene dos escuelas: la del entendimiento gerencial (dice que la organización depende de la capacidad del administrador) y la de la compañía basada en conocimientos (se estudia como la información y los conocimientos circulan en la organización).
Entendimiento gerencial
“Los administradores definen la situación para los empleados y para la compañía.”
Además:
- Los administradores crean estructuras de conocimientos.
- Los administradores son los encargados de resolver problemas y tomar decisiones.
- Los administradores son los encargados de procesar información.
La perspectiva de la compañía basada en conocimientos
El éxito de la compañía depende de la capacidad de la organización para administrar correctamente los conocimientos.
Sus premisas básicas son:
- Los conocimientos son el activo productivo y estratégico central de la compañía.
- Los conocimientos incluyen información, relaciones sociales y conocimientos y habilidades personales.
- Los conocimientos pueden ser explícitos o tácitos.
- La organización y las personas pueden aprender como adaptarse a los nuevos conocimientos.
- La función de la compañía es crear valor -sobrevivir y ser eficiente mediante la integración de conocimientos especializados.
- La estrategia de la compañía es desarrollar ’aptitudes centrales’ y pericias especializadas que otras compañías no puedan copiar fácilmente ni puedan ser objeto de marketing.
Introducción a la toma de decisiones
Niveles de toma de decisiones
Las decisiones se pueden clasificar según el nivel en la organización de quien las toma.
De esta manera, podríamos identificar:
- Estratégicas: determina los objetivos, los recursos y las políticas de la organización.
- Para control gerencial: se ocupa principalmente de la eficiencia y eficacia con que se utilizan los recursos, y el desempeño de las unidades operativas.
- En el nivel de conocimientos: se ocupa de evaluar ideas nuevas de productos y servicios, formas de comunicar conocimientos nuevos y de distribuir información por toda la organización.
- Control operativo: determina la forma de llevar a cabo las tareas específicas propuestas por los niveles superiores.
Tipos de decisiones
- Estructuradas: determina los objetivos, los recursos y las políticas de la organización.
- No estructuradas: repetitivas y rutinarias.
- Semi-estructuradas: es combinación de las dos anteriores.
Tipos de decisiones y tipos de sistemas
Cada sistema de información tiene su propio tipo de decisión:
- Sistema de procesamiento de transacciones (TPS): decisiones estructuradas.
- Sistema de apoyo a ejecutivos (ESS): decisiones no estructuradas.
Etapas en la toma de decisiones
Según Simon (1960) las etapas son:
- Obtención de información estratégica: es decir, identificar los problemas.
- Diseño: se diseñan posibles soluciones.
- Selección: se elige la mejor solución.
- Implementación: se lleva a la práctica la solución elegida.
Modelos individuales de toma de decisiones
El modelo racional
El comportamiento se basa en la alternativa que mas le conviene a quien tiene que decidir. Se supone que quien decide es capaz de analizar todas las alternativas y decidir cual es la mejor. Se tiene una racionalidad exhaustiva.
Racionalidad acotada
Es un ajuste al modelo anterior. Dice que las personas eligen la primera alternativa disponible y evitan aquellas desconocidas e inciertas. El que decide tiene una racionalidad acotada.
“Arreglárselas como se pueda”
Según Lindblom (1959), las personas tienen metas en conflicto. Por lo que se decide de acuerdo a la aceptación que tenga cada una de las soluciones, por esto es que se elige la política más parecida a la anterior.
Tipos psicológicos y marcos de referencia
El estilo cognoscitivo analiza como cada persona toma y analiza la información. Los tomadores de decisiones sistemáticos utilizan algún método formal. Los tomadores de decisiones intuitivos utilizan el método de prueba y error.
Según estudios psicológicos es posible influir en las decisiones de los individuos modificando el marco de referencia.
Modelos de la toma de decisiones de organizaciones
Modelos burocráticos
Lo que las organizaciones hacen es producto de los procedimientos operativos estándar (SOP) y de las decisiones que ellos permiten tomar.
Un problema grande se divide entre distintas partes de la organización, y cada una toma las decisiones de acuerdo a sus propios SOPs.
Modelos políticos
Las decisiones son resultado de negociaciones políticas efectuadas entre dirigentes y grupos de interés clave. Las acciones no son necesariamente racionales.
Modelo de “basurero”
Las decisiones que se toman no son racionales y dependen de factores aleatorios.
Cómo la tecnología de información ha modificado el proceso de administración
Administración tradicional y contemporánea
La administración contemporánea se apoya una mayor participación, habilitación y facultación de los administradores de niveles medios y de los obreros.
En la administración tradicional hay que mandar al obrero pues este no se preocupa de la marcha de la compañía.
Los sistemas de información han colaborado con este cambio permitiendo a los administradores de los diferentes niveles y también a los trabajadores, tener y administrar mayor cantidad de información.
Tambien facilitan la coordinación y el control de grupos de trabajo.
Implicación para el diseño de sistemas
Cuando se diseñan sistemas de información que pueden ser usados para funciones que los diseñadores no han contemplado (como por Ej. comunicaciones informales).
Los administradores prefieren otro tipo de sistemas que los formales, los “ad hoc” que permiten obtener información no tan confiable pero mas rápidamente.
Los sistemas de información deben diseñarse con las siguientes características:
- Que sean flexibles.
- Que puedan apoyar diversos conocimientos y los procesos de toma de decisiones tanto de los individuos como de la organización.
- Que sean potentes (capacidad de análisis).
- Que reflejen las necesidades burocráticas y políticas de los sistemas.
- Que sea consciente de los que puede o no hacer un sistema de información.