Resúmenes de Danilo

Si bien cada sistema dependerá de las circunstancias de cada una de las empresas, siempre tienen características comunes:

• Recursos humanos: muchos dicen que es el activo más importante de toda empresa. Para conocer en modo general los requisitos que seguramente necesitarán para un SI, veamos algunas de sus funciones:
  
  1. Gestión relacionada con información del personal:
  • Gestión de información relacionada con los legajos del personal.
  • Datos médicos de empleados (información de carácter privado).
  • Historial laboral como fecha de ingreso, bajas, horarios, vacaciones, categoría, departamentos, etc.
  • Salarios e incentivos: tipo de contrato, sueldos, complementos, etc.
  • Recientes sistemas incluyen: carrera profesional e historial formativo.
  2. Liquidación de sueldos y jornales: se realiza de forma periódica para los pagos salariales. Para ello se deben tener en cuenta aspectos como: horas extras, nivel, salario. Luego, teniendo en cuenta normativas laborales y fiscales, se debe deducir lo correspondiente a obra social, AFJP, retenciones e impuesto a las ganancias. Cada uno de estos es calculado dependiendo de los datos personales (estado civil, número de hijos, edad). Como se ve, para el manejo de todo este es necesario un sistema muy flexible.

  Ahora analizaremos las actividades que ejerce en los tres niveles organizacionales:

  • Nivel operativo: mantiene datos de empleados, inventario de puestos de trabajo existentes, productividad, evaluación de los empleados en función de informes de superiores, gestión de solicitudes de empleo, envío al departamento de gestión económica de datos para el pago de salarios, etc.
  • Nivel intermedio: perfil de persona ideal para cada puesto de trabajo, analizar ingreso de más personal para cumplimiento de objetivos a mediano plazo, hacer planes de incentivos, beneficios sociales para empleados, capacitaciones.
  • Nivel estratégico: cantidad de personal para planes a largo (en años) plazo (características, fechas, formación), dar soporte a la negociación personal y estimaciones del presupuesto.
• Gestión comercial y de marketing: el propósito de todo negocio es vender satisfaciendo las necesidades de los clientes. Las actividades de gestión relacionada con los clientes se basan en 2 áreas principales.
  • Las ventas propias: gestión de pedidos, determinar productos o componentes incluidos y en su cantidad, la facturación, control de la entrega, actualización del inventario, generando los documentos típicos de la actividad comercial (notas de pedido, facturas, remitos), cancelaciones de pedidos, pedidos en espera, pendientes de pago, etc.
  • Función de comercialización: análisis de ventas, competencias, gustos, demanda de clientes. Analiza los aspectos que intervienen en la colocación de productos al mercado.

  En las empresas todos los planes comienzan con un pronóstico de ventas, basado en factores como la ventaja competitiva, el precio que se puede, el esfuerzo q se dedica a la promoción, las preferencias de los clientes, etc. Todos los presupuestos y planes para la publicidad, promoción e incluso creación de productos o servicios dependerán de los ingresos estimados y de los estudios sobre su éxito comercial. Éste estudio requiere la contribución de información de diversos departamentos:

  1. Información de ventas: con toda clase de estadísticas sobre las mismas respecto de cada producto por zonas, por tipo de clientes, etc.
  2. Información de investigación de mercados: preferencias, situación o tendencia del mercado, segmentación, etc.
  3. Informes técnicos de los departamentos de producción, de diseño o de fabricación sobre la capacidad de innovación: sobre la mejora de las características de los productos, etc.
  4. Datos de la capacidad financiera de la empresa para iniciar campañas de promoción o diseño de nuevos productos.

  Analizando las actividades que ejerce en los tres niveles de la jerarquía tenemos:

  • Nivel operativo: aspectos que apoyan a los vendedores como: gestión de la cartera de clientes potenciales, control de clientes y sus contactos, historial de compras, consultas sobre disponibilidad y características de productos, crédito y situación económica de cada cliente, facilidades para la gestión de pedidos, comunicación rápida con otros departamentos y poder identificar constantemente el comportamiento de los distintos canales de distribución.
  • Nivel intermedio: disponer de información de las compras de cada cliente (contabilidad y gestión de pedidos) para fijar nuevos objetivos y campañas, gestión y control de campañas de publicidad, establecimiento de precios en función del mercado, decidir la mejor forma de vender el producto (venta directa, concesionarios), analizar competidores para conocer posibles influencias en la comercialización (precios).
  • Nivel estratégico: dividir el mercado en segmentos según necesidades, seleccionar el segmento a penetrar, planificar los productos a vender para satisfacer esas necesidades, predecir las ventas para los distintos productos y segmentos.
• Gestión contable y financiera: toda empresa por cuestiones legales debe llevar una contabilidad (su sofisticación depende del tamaño). Junto a la administración pura se encuentran funciones de gestión económica y financiera que permiten una mejor planificación del negocio.
  Analizándola en los tres niveles, tenemos:
  • Nivel operativo: gestión del libro mayor contable (informes periódicos, balances, ingresos) con entrada en asientos contables, control de activos fijos (equipamiento, propiedades, con precio, amortización, etc.), gestión de cobros y ventas, gestión de pagos y cuentas a pagar, control de inventario (y su coste), gestión de comprar a procesar y órdenes emitidas, ejecución de la liquidación de sueldos (en cuanto al pago de salarios), generación de informes para la dirección.
  • Nivel intermedio: gestión y control de presupuestos, información sobre el flujo de caja y tesorería (para conocer la disponibilidad de dinero diariamente), control de planes de gasto capital.
  • Nivel estratégico: necesita provisiones financieras del tipo: cuánto y cómo endeudarme de forma óptima para cumplir las metas, recuperación de lo invertido. Para ello hay que recoger información financiera, económica y social de forma amplia.
• De control de las existencias y de producción: el objetivo de cualquier sistema de gestión de inventario es controlar las existencias almacenadas y el desarrollo de la producción. Viendo los niveles:
  • Nivel operativo: compra de materias primas mediante pedidos a proveedores, recepción de las mismas verificando cantidades y actualizando inventario, envío de pedidos a clientes, información de la calidad (tanto de las materias primas como de los productos), control de costos de producción para optimizar los recursos y establecer márgenes y precios.
  • Nivel intermedio: hace la optimización del almacenamiento, tomando decisiones en función de datos estadísticos: gestión y control de materia primas, planificación de la capacidad de producción óptima para no saturar almacén, intentar aplicar el Just In Time para minimizar costos de inventario y almacenamiento.
  • Nivel estratégico: decisiones de la alta dirección general de análisis específicos de producción.

Como se ve, esta división coincide con las unidades funcionales que vemos habitualmente en las operaciones.

Otros Subsistemas

Hay algunos subsistemas que nos quedaron sueltos por ahí, veamos:

• Automatización de oficina: también conocido como ofimática constituyen el conjunto de ayudas necesarias para realizar trabajos esenciales en las oficinas (procesos de textos, comunicación, herramientas de presentación, hojas de cálculo). Existen softwares integrados que facilitan y comunican distintos conjuntos de herramientas de diversos fabricantes. También se recuren a suites.
• Sistemas de producción: incluyen la automatización de fabricación y ayuda para el diseño y puesta en producción de productos. Abarcan el control de calidad, herramientas y mantenimiento del equipo de fabricación.